Scenario's doorrekenen voordat je beslist

Je staat op het punt een tweede projectleider aan te nemen. Het werk ligt er, de klanten wachten, je eigen avonden zijn al maanden vol. Het voelt als een logische stap. Maar wat als die grote klant in het voorjaar een project uitstelt? Dan zit je met een extra salaris en minder werk.

De meeste ondernemers nemen zo'n besluit op gevoel, met in hun hoofd één scenario: het gaat zoals ik verwacht. Een scenario doorrekenen kost een uur en voorkomt dat je een belofte doet die je niet kunt waarmaken.

Drie scenario's, niet één

Onderneming.nl beschrijft de gangbare aanpak: werk met drie scenario's. Een basisscenario op basis van wat je nu weet, een gunstig scenario en een ongunstig scenario dat werkt als stresstest. Het doel is niet om precies te voorspellen wat er gebeurt, maar om voorbereid te zijn op wat er kan gebeuren.

Voor de projectleider kan dat er zo uitzien:

• Tegenvaller. De grote klant stelt uit, de nieuwe projectleider is pas na vier maanden volledig inzetbaar, de omzetgroei is nul.
• Verwacht. Na drie maanden is de projectleider volledig inzetbaar, de omzet groeit met het werk dat er nu al ligt.
• Meevaller. Je kunt direct twee extra projecten aannemen die je nu moet weigeren.

Elk scenario reken je door op twee dingen: wat doet het met je winst, en wat doet het met je kas, per maand. Dat tweede vergeten veel mensen. Een nieuwe medewerker kost vanaf de eerste maand salaris, terwijl de extra omzet pas later wordt gefactureerd en nog later betaald.

Begin bij de aannames

Een scenario is zo goed als de aannames eronder. Schrijf ze daarom eerst op, per scenario, in een paar regels:

1. Omzet per maand, en wanneer die begint.
2. Brutomarge op die omzet.
3. Extra kosten: salaris, werkgeverslasten, auto, laptop, opleiding.
4. Betaaltermijn van je klanten: wanneer komt het geld echt binnen.
5. Eenmalige kosten aan het begin, zoals werving.

Twijfel je over de werkgeverslasten of de fiscale kant, laat dat dan toetsen door je adviseur. Het gaat er hier om dat elk getal ergens vandaan komt en dat je het later kunt terugzien.

Het gaat niet om voorspellen, maar om voorbereid zijn.

Lees de uitkomst goed

Als je de drie scenario's naast elkaar zet, kijk dan naar drie dingen.

• Het laagste punt van je kas. In welke maand staat er het minst op de rekening, en is dat in het tegenvalscenario nog positief?
• Het omslagpunt. Na hoeveel maanden verdient de beslissing zichzelf terug, in elk scenario?
• Het verschil tussen de scenario's. Liggen ze dicht bij elkaar, dan is het besluit robuust. Liggen ze ver uit elkaar, dan hangt alles af van één aanname. Zoek uit welke dat is.

Vaak blijkt de beslissing niet zwart-wit. Misschien kun je de projectleider beter twee maanden later laten beginnen, of eerst voor 32 uur. Juist die tussenvormen vind je pas als je rekent.

Stel je voor dat het mislukt is

Gary Klein bedacht een eenvoudige oefening om de tegenvaller scherper te maken: de premortem. In Harvard Business Review beschrijft hij hoe het werkt. Je vraagt je team zich voor te stellen dat het plan achteraf volledig is mislukt, en laat iedereen opschrijven waarom. Klein stelt dat veel plannen mislukken omdat mensen hun twijfels in de planfase niet uitspreken. De premortem maakt het veilig om dat wel te doen.

Gebruik de redenen die uit de premortem komen om je tegenvalscenario realistischer te maken. Als drie mensen zeggen "we vonden niemand die goed genoeg was", dan moet je tegenvaller een langere wervingstijd bevatten.

Spreek af wanneer je bijstuurt

Paul Schoemaker en Shardul Phadnis schrijven in MIT Sloan Management Review dat scenario's op zichzelf zelden genoeg zijn. Ze leveren pas iets op als je ze koppelt aan een strategie die kan bijbuigen en aan het volgen van signalen van buiten. Een scenario dat in een la belandt, helpt niet.

Vertaald naar het mkb: spreek vooraf af welk signaal je laat bijsturen, en wanneer je ernaar kijkt. Bijvoorbeeld: als de orderportefeuille in maart lager is dan in het tegenvalscenario, zetten we de tweede vacature op pauze. Zet die afspraak in je weekoverleg, zodat iemand er echt naar kijkt.

Zo begin je deze week

1. Kies één beslissing die je dit kwartaal wilt nemen: iemand aannemen, een prijsverhoging, een investering.
2. Schrijf voor drie scenario's de aannames op en reken per maand winst en kas door, twaalf maanden vooruit.
3. Doe met twee collega's een premortem van tien minuten, pas je tegenvaller aan en spreek één signaal af waarop je bijstuurt.

In Aivio

In Koers reken je een plan door met de cijfers uit Geld en zie je wat er verschuift, voordat je het belooft.