Drie tot vijf doelen per kwartaal: waarom minder meer oplevert

Het is begin januari. Je zit met je team om tafel en de flip-over raakt vol: nieuwe website, tweede bus, prijzen omhoog, betere planning, een ERP-pakket, meer reviews, een nieuwe medewerker en een eigen opleiding. Allemaal goede ideeën. In maart blijkt dat geen enkel ervan echt af is.

Dat ligt niet aan je team. Het ligt aan het aantal.

Meer doelen, minder resultaat

FranklinCovey onderzoekt al jaren waarom teams hun doelen niet halen. Hun conclusie op de pagina over de eerste discipline van uitvoering: de kans dat je twee of drie doelen goed haalt is groot, maar hoe meer doelen je tegelijk probeert te jongleren, hoe kleiner de kans dat je ze haalt. Ze noemen ook dat maar 15 procent van de medewerkers de belangrijkste doelen van hun organisatie kent, omdat er geen doelen zijn of juist te veel.

Ander onderzoek wijst dezelfde kant op. Donald Sull (MIT) en Rebecca Homkes (London Business School) ondervroegen 11.000 leidinggevenden in meer dan 400 bedrijven. Maar een derde kon de drie belangrijkste prioriteiten van het eigen bedrijf noemen. Dat waren grote bedrijven, maar het mechanisme is in een bedrijf van vijftien mensen niet anders. Wat de eigenaar in het hoofd heeft, weet het team niet vanzelf.

Waarom drie tot vijf, en waarom per kwartaal

In de EOS-methode heten de kwartaaldoelen Rocks. De richtlijn op de EOS-pagina over Rocks: drie tot zeven voor het hele bedrijf, liever dichter bij drie, en één tot drie voor medewerkers buiten het managementteam. Elke Rock heeft één eigenaar en moet binnen negentig dagen af zijn.

Negentig dagen is een handige termijn. Kort genoeg om het einde te zien en urgentie te voelen. Lang genoeg om iets wezenlijks af te maken, zoals een nieuwe offerteaanpak of een verbeterde planning. En kies je het verkeerde doel, dan verlies je één kwartaal, geen jaar.

Als alles belangrijk is, is niets belangrijk.

Hoe je kiest

Kiezen is het moeilijkste deel. Een manier die in de praktijk werkt:

1. Zet alles op tafel. Laat iedereen ideeën opschrijven, zonder discussie. Twintig of dertig punten is normaal.
2. Haal weg wat geen doel is. Lopend werk, zoals de jaarrekening of de wekelijkse planning, hoort niet op de lijst. Een doel verandert iets.
3. Stel per punt één vraag. Als we alleen dit zouden doen, maakt het dan echt verschil voor het bedrijf aan het eind van het kwartaal? Streep weg wat "leuk" is maar geen verschil maakt.
4. Combineer. Vaak zijn drie punten eigenlijk één doel. "Offertes sneller", "betere opvolging" en "minder verloren offertes" kunnen samen één doel worden.
5. Kies er drie tot vijf. Twijfel je tussen het vijfde en zesde, kies dan vier.

Hoe je een doel opschrijft

FranklinCovey gebruikt een vorm die je direct kunt overnemen: van waar je nu staat, naar waar je wilt zijn, vóór een datum. Twee voorbeelden:

• Niet: "meer omzet uit onderhoud". Wel: "Onderhoudscontracten van 12 naar 25 vóór 31 december."
• Niet: "planning verbeteren". Wel: "Percentage op tijd opgeleverde klussen van 70 naar 90 procent vóór 31 maart."

Zet er één naam bij. Bij EOS heet het niet voor niets: als meer dan één persoon verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk. De eigenaar hoeft het niet alleen te doen, maar is wel degene die in het weekoverleg zegt of het doel op schema ligt.

Wat je doet met alles wat afvalt

Dit is het pijnlijke deel. Je hebt goede ideeën weggestreept. Die gaan op een lijst "later", die je bij de volgende kwartaalsessie weer openslaat. Je zult merken dat de helft na drie maanden niet meer zo dringend voelt.

Doelen die je wel kiest, bespreek je elke week kort: op schema of niet. Meer niet. Ligt een doel niet op schema, dan wordt dat een onderwerp om op te lossen, niet om over te praten.

De drukte van de dag

Het echte gevaar voor je doelen is niet dat je ze vergeet. Het is de dagelijkse stroom van klanten, telefoontjes, personeel en leveranciers. Die vraagt altijd om aandacht en wint bijna altijd. Een paar doelen met een eigenaar en een wekelijkse controle geven je doelen een eerlijke kans tegen die stroom. Twintig doelen niet.

Zo begin je deze week

1. Schrijf alle lopende plannen en ideeën op één lijst. Tel ze.
2. Kies er met je team hooguit vijf voor de rest van dit kwartaal, elk in de vorm "van X naar Y vóór datum".
3. Zet bij elk doel één naam, en zet "op schema of niet" als vast punt op de agenda van je weekoverleg.

In Aivio

In Koers kies je per kwartaal een paar doelen die ertoe doen, elk met één naam erachter, en zie je in het weekoverleg hoe ze ervoor staan.