OKR's, Rocks of KPI's: wat past bij een mkb-bedrijf

Je hebt een boek gelezen over OKR's, een collega-ondernemer zweert bij Rocks en je accountant vraagt naar je KPI's. Drie afkortingen, drie methodes, en allemaal beloven ze focus. Het gevaar is dat je ze alle drie half invoert en daarmee meer administratie maakt dan resultaat.

Ze bijten elkaar niet. Ze doen elk iets anders.

KPI's: meten of het bedrijf gezond is

Een KPI is volgens Onderneming.nl een meetbaar kengetal waarmee je ziet hoe je onderneming presteert ten opzichte van een vooraf bepaald doel. Denk aan omzet per week, brutomarge, debiteurendagen, leverbetrouwbaarheid of het aantal nieuwe aanvragen.

Belangrijk onderscheid uit dezelfde bron: een KPI is geen doel. "Twintig procent meer omzet dit jaar" is een doel. De gemiddelde orderwaarde of het aantal nieuwe klanten per maand zijn KPI's die laten zien of je op weg bent.

KPI's zijn er altijd. Ze veranderen weinig van jaar tot jaar, en je kijkt er elke week naar. Zie ze als het dashboard van je auto: je stuurt er niet mee, maar je ziet wel meteen als er iets mis is.

Rocks: de klussen die dit kwartaal af moeten

Rocks komen uit de EOS-methode. Volgens EOS Worldwide zijn het de drie tot zeven belangrijkste prioriteiten die in de komende negentig dagen af moeten, elk met één eigenaar. Voor het leiderschapsteam liever dichter bij drie dan bij zeven.

Een Rock is concreet en afvinkbaar. "Nieuwe offerteaanpak live en gebruikt door alle drie de verkopers" is een Rock. "Beter verkopen" niet. Aan het eind van het kwartaal is een Rock klaar of niet klaar.

OKR's: ambitie met meetbare resultaten

OKR staat voor Objectives and Key Results. Andy Grove bedacht de methode bij Intel, John Doerr bracht haar in 1999 naar Google. Volgens What Matters, de organisatie van Doerr, heeft elk doel (objective) meestal drie tot vijf meetbare resultaten (key results) eronder. De vorm: ik ga doel bereiken, gemeten aan resultaten.

Een voorbeeld: doel "onze vaste klanten worden ambassadeurs", met als resultaten "25 nieuwe reviews", "8 doorverwijzingen die tot een offerte leiden" en "klanttevredenheid van 7,9 naar 8,5".

What Matters maakt zelf het onderscheid met KPI's: OKR's meten verandering, KPI's meten gezondheid. Daarnaast onderscheidt What Matters twee soorten: toegezegde OKR's, die je gewoon moet halen, en ambitieuze OKR's, die bewust verder gaan dan je nu denkt te kunnen.

Het verschil in één oogopslag

• KPI's vertellen of het bedrijf gezond draait. Altijd, elke week.
• Rocks vertellen welke klussen dit kwartaal af moeten. Klaar of niet klaar.
• OKR's vertellen welke verandering je dit kwartaal wilt zien, gemeten in resultaten. Vaak ambitieus, en gescoord op hoe ver je kwam.

KPI's meten gezondheid, doelen meten verandering.

Wat past bij een mkb-bedrijf

Voor de meeste bedrijven tot een paar tientallen mensen werkt het eenvoudigst: een handvol KPI's plus drie tot vijf kwartaaldoelen.

Rocks zijn voor de meeste teams makkelijker dan OKR's. Ze zijn concreet, iedereen snapt "klaar of niet klaar", en je hebt geen discussie over scores. OKR's passen beter als je team al gewend is om met doelen te werken en je bewust ambitie wilt inbouwen, bijvoorbeeld bij een groeisprong.

Een tussenvorm die vaak goed werkt: schrijf je kwartaaldoel als Rock, maar zet er één meetbaar resultaat bij. "Nieuwe offerteaanpak live, en het percentage gewonnen offertes stijgt van 25 naar 35 procent."

Let op uitkomst en handeling

Of je nu KPI's, Rocks of OKR's gebruikt: veel van wat je meet, zie je pas achteraf. FranklinCovey noemt dat lag measures: omzet, winst, klanttevredenheid. Je ziet het resultaat als het al gebeurd is. Zet er daarom altijd een paar lead measures naast, de handelingen die het resultaat voorspellen en die je team zelf kan beïnvloeden. Het aantal offertes dat binnen 48 uur de deur uit gaat, bijvoorbeeld, of het aantal klantbezoeken per week.

Valkuilen

• Te veel van alles. Twintig KPI's, tien Rocks en vijf OKR's tegelijk is geen focus.
• Doelen zonder eigenaar. "Het team" is geen eigenaar.
• Elk kwartaal een nieuwe methode. Je team raakt de weg kwijt. Kies één taal en houd die vast.
• Doelen koppelen aan bonussen. Volgens What Matters staan OKR's los van beloning. Hang je er wel geld aan, dan loop je het risico dat mensen veilige doelen gaan kiezen. Twijfel je hierover bij je eigen beloningsbeleid, bespreek het dan met je HR-adviseur.

Zo begin je deze week

1. Schrijf de vijf tot tien KPI's op die je elke week wilt zien, en waar elk getal vandaan komt.
2. Kies drie tot vijf doelen voor de rest van dit kwartaal en zet bij elk doel één naam.
3. Kies één woord voor die doelen, Rocks of OKR's, en gebruik het voortaan consequent.

In Aivio

In Koers heb je per kwartaal een paar doelen die ertoe doen, elk met één naam erachter, en bespreek je ze in hetzelfde weekoverleg als je cijfers.