Eén kritiek getal kiezen voor je bedrijf

Een installatiebedrijf met twaalf mensen. De omzet groeit, de werkplaats staat vol, iedereen werkt hard. En toch is er aan het eind van elke maand te weinig geld. Bij nader inzien ligt het niet aan de omzet. Het ligt aan meerwerk dat niet wordt gefactureerd: kleine extra's die de monteur ter plekke regelt en die nergens op papier komen.

Als je dit bedrijf één getal zou geven om dit kwartaal op te sturen, dan is het niet de omzet. Het is het percentage meerwerk dat binnen een week gefactureerd is. Dat is een kritiek getal.

Wat een kritiek getal is

Het idee komt van Jack Stack en zijn bedrijf SRC. Toen zij begonnen, was de schuld 89 keer zo groot als het eigen vermogen. Er was maar één ding dat ertoe deed: de aflossing aan de bank betalen. Lukte dat niet, dan waren alle banen weg. Uit die ervaring ontstond de methode The Great Game of Business.

Op de site van Great Game of Business staat de definitie: het ene getal, operationeel of financieel, dat een zwakke plek of kwetsbaarheid meet en dat, als je het niet aanpakt, de prestaties en de zekerheid van het bedrijf op langere termijn schaadt.

Twee dingen vallen op. Het is één getal, niet tien. En het gaat om een zwakke plek, niet om iets waar je al trots op bent.

Waarom één getal

Je hebt waarschijnlijk al een dashboard met twintig cijfers. Dat is nuttig om te kijken hoe het gaat, maar het vertelt niemand waar je deze week extra je best voor moet doen. Eén getal doet dat wel. Het geeft het hele team hetzelfde doel, van de werkplaats tot de administratie.

Great Game of Business noemt vier kenmerken van een sterk kritiek getal:

• Het meet een zwakte of kwetsbaarheid.
• Het is meetbaar, met een duidelijk startpunt en een doel.
• Het helpt elke afdeling bepalen wat ze dagelijks moet doen.
• Het brengt mensen samen rond één gezamenlijk doel.

Hoe je kiest

Stel jezelf twee vragen, ook ontleend aan de methode.

1. Wat moet in jouw bedrijfsmodel absoluut kloppen? Concurreer je op prijs, dan is je kostprijs heilig. Verkoop je onderhoudscontracten, dan is het behoud van klanten heilig.
2. Wat knelt er nu? Klachten over kwaliteit, één klant die te groot wordt, mensen die vertrekken, geld dat te laat binnenkomt.

Waar die twee elkaar raken, ligt je kritieke getal. Een paar voorbeelden uit het mkb:

• Een groothandel met krappe kas: het aantal dagen dat klanten gemiddeld doen over betalen.
• Een bouwbedrijf met veel uitloop: het percentage projecten dat binnen de begrote uren blijft.
• Een adviesbureau met te veel acquisitie op de eigenaar: het aantal kwalificerende gesprekken per week dat iemand anders voert.

Een kritiek getal mag blijvend zijn, omdat het de kern van je strategie raakt, of tijdelijk, omdat het één probleem oplost. Bij een tijdelijk getal kies je na een kwartaal of een halfjaar een nieuw.

Eén getal, voor iedereen zichtbaar, elke week besproken.

Van uitkomst naar handeling

Hier gaat het vaak mis. Je kiest een mooi getal, hangt het op, en er gebeurt niets. Dat komt omdat de meeste kritieke getallen uitkomsten zijn. Je ziet ze pas achteraf.

FranklinCovey maakt in de tweede discipline van uitvoering het onderscheid tussen een lag measure en een lead measure. Het eerste meet het resultaat, als het al gebeurd is. Het tweede meet de activiteiten die dat resultaat voorspellen en die het team zelf kan beïnvloeden. Hun voorbeeld: gewicht is het resultaat, eten en bewegen zijn de handelingen.

Voor het installatiebedrijf van de opening:

• Het kritieke getal: percentage meerwerk dat binnen een week gefactureerd is.
• De handelingen: elke monteur vult op dezelfde dag een meerwerkbon in; de administratie verwerkt de bonnen elke vrijdag.

Die twee handelingen kun je elke week tellen. Gaan ze omhoog, dan volgt het kritieke getal.

Zichtbaar maken

Een kritiek getal dat in een spreadsheet zit, werkt niet. FranklinCovey zegt over het scorebord dat iedereen die ernaar kijkt in vijf seconden of minder moet kunnen zien of het team wint of verliest. Dat betekent: één grafiek, het doel en de huidige stand, groot genoeg om vanaf de deur te lezen.

Bespreek het getal elke week, aan het begin van het overleg. Niet lang. Staat het op koers? Zo niet, wat doen we deze week anders?

Zo begin je deze week

1. Schrijf de drie grootste zorgen over je bedrijf op en kies de zorg die het meeste geld of risico raakt.
2. Vertaal die zorg in één getal met een startpunt en een doel voor het eind van het kwartaal.
3. Bedenk met je team twee handelingen die het getal laten bewegen, en tel die vanaf volgende week elke week.

In Aivio

In Koers zet je het getal dat dit kwartaal het verschil maakt in het weekoverleg, voor iedereen zichtbaar.