Kasstroomprognose per week: zo maak je er een

Het is woensdagavond. Je zit aan de keukentafel met je bankapp open. Vrijdag gaan de lonen eruit, volgende week de btw, en die grote klant heeft nog steeds niet betaald. Het komt waarschijnlijk wel goed. Maar je slaapt er niet lekker van.

Dat gevoel ken je pas als je het een keer hebt gehad. En het vervelende is: het kwam niet onverwacht. De lonen, de btw en die trage klant stonden al weken vast. Je had het alleen niet onder elkaar gezet.

Waarom per week

Een begroting per maand of kwartaal is wat de meeste ondernemers kennen. Ondernemersplein beschrijft de liquiditeitsbegroting als een overzicht van je verwachte inkomsten en uitgaven, per maand of kwartaal. Dat is prima voor je bank en je jaarplan.

Maar je rekening houdt zich niet aan maanden. De lonen gaan eind van de maand, de huur aan het begin, de btw op een vaste datum. Een maandoverzicht kan laten zien dat je eind van de maand ruim in de plus staat, terwijl je halverwege twee weken rood stond.

KVK zegt het zo: je kunt je kasstroom per kwartaal, maand, week of dag bekijken. Wie weken vooruit wil zien waar het knelt, kiest de week.

Wat je nodig hebt

Een spreadsheet is genoeg. Je zet de weken in kolommen, van deze week tot dertien weken vooruit. Een kwartaal is lang genoeg om problemen op tijd te zien, en kort genoeg om nog redelijk te kunnen voorspellen.

Daaronder vier blokken:

1. Beginsaldo. Wat er aan het begin van de week op je zakelijke rekeningen staat.
2. Ontvangsten. Betalingen van klanten, en ander geld dat binnenkomt, zoals een lening of een btw-teruggaaf.
3. Uitgaven. Lonen, huur, inkoop, leasetermijnen, aflossingen, belastingen en wat je privé opneemt.
4. Eindsaldo. Beginsaldo plus ontvangsten min uitgaven. Dat wordt het beginsaldo van de volgende week.

Dat laatste is de motor van je prognose. KVK laat dat zien met een voorbeeld per maand: 10.000 euro begin, 18.000 euro van klanten, 14.000 euro aan uitgaven, 14.000 euro eind. Per week werkt het precies hetzelfde, alleen fijner.

De drie regels die het verschil maken

Zet geld in de week dat het echt beweegt. Niet wanneer je factureert, maar wanneer de klant betaalt. KVK geeft het voorbeeld van een klant die in maart een factuur krijgt en in april betaalt. Volgens Ondernemersplein duurt het gemiddeld 45 dagen voordat iemand een factuur betaalt. Factureer je deze week 20.000 euro, dan komt dat geld waarschijnlijk pas over zes weken binnen.

Reken met bedragen inclusief btw. In je kasstroom tellen de bedragen die echt over je rekening gaan, dus met btw. En de btw die je afdraagt, komt als losse uitgave in de week dat je hem betaalt. Ondernemersplein is daar duidelijk over: in de liquiditeitsbegroting zijn bedragen inclusief btw.

Neem investeringen op als betaling, niet als afschrijving. Koop je een machine van 15.000 euro en betaal je die direct, dan gaat er die week 15.000 euro van je rekening. Ook al schrijf je hem in je winstberekening over jaren af. Dat voorbeeld komt van KVK, en het laat zien waarom winst en kas zo vaak uit elkaar lopen.

Een kasstroomprognose voorspelt niet de toekomst. Ze laat je zien welke keuzes je nu nog hebt.

Wat je doet als het krap wordt

Het nut van een prognose is dat je het knelpunt weken van tevoren ziet. Dan heb je nog opties. KVK noemt er een paar: betalingen spreiden, afspraken maken met leveranciers of op tijd extra financiering regelen. Je kunt ook eerder factureren, een klant vragen om een aanbetaling, of een inkoop een paar weken uitstellen.

Hoe eerder je het ziet, hoe meer je kunt. Ondernemersplein schrijft over financiële problemen dat je meer mogelijkheden hebt naarmate je eerder hulp zoekt. Een prognose per week is een van de vroegste signalen die je kunt hebben.

De prognose bijhouden

Een prognose die je één keer maakt, is na drie weken achterhaald. Het werk zit in het bijhouden. Gelukkig is dat een kwartier per week:

• Zet het werkelijke banksaldo in de kolom van deze week.
• Kijk welke ontvangsten niet binnenkwamen, en schuif ze door naar een realistische week.
• Voeg aan het eind een nieuwe week toe, zodat je altijd dertien weken vooruit kijkt.
• Kijk waar het saldo het laagst wordt, en of dat onder je drempel zakt.

Na een paar weken merk je dat je beter gaat voorspellen. Je leert welke klanten op tijd betalen en welke niet. Dat is op zich al waardevolle kennis.

Zo begin je deze week

1. Maak een spreadsheet met dertien weken in kolommen en zet je huidige banksaldo in de eerste.
2. Vul de vaste uitgaven in: lonen, huur, lease, aflossingen en de btw-afdracht.
3. Zet je openstaande facturen erin, in de week dat je verwacht dat de klant echt betaalt.

In Aivio

Geld toont de kas per week, 13, 26 of 52 weken vooruit, en laat zien waar het saldo onder je drempel zakt en welke posten dat veroorzaken.