Je facturen sneller betaald krijgen: wat je vóór en na de vervaldatum doet

Je hebt het werk in juni opgeleverd en de klant was blij. Het is nu augustus en het geld staat nog niet op je rekening. Je belt niet, want je wilt niet zeuren. Ondertussen betaal je je mensen en je leveranciers gewoon op tijd.

Je bent niet de enige. In het onderzoek van Atradius onder bedrijven in West-Europa stond in 2025 bijna de helft van de zakelijke facturen, 47 procent, over de vervaldatum heen open. Wachten op je geld is dus gewoon. Onvermijdelijk is het niet. Veel vertraging ontstaat vóór de factuur de deur uit gaat, en in de eerste dagen erna.

Begin vóór de factuur

Een snelle betaling begint bij de afspraak, niet bij de aanmaning.

• Spreek de termijn vooraf af. Zet hem in je offerte, je algemene voorwaarden en op elke factuur. KVK raadt aan dit vast te leggen voordat je aan het werk gaat.
• Vraag een aanbetaling. Voor diensten geldt geen maximum. Verkoop je producten aan consumenten, dan mag je hooguit de helft vooraf vragen, schrijft KVK.
• Factureer in delen. Bij een project van drie maanden hoef je niet tot de oplevering te wachten. Spreek een termijn af per fase.
• Check een nieuwe klant. Bij een grote opdracht voor een onbekende partij loont een kredietcheck voordat je begint.

Wat de wet zegt over de maximale betaaltermijn tussen bedrijven, staat bij Ondernemersplein. Daar hebben we een apart artikel over geschreven.

Een factuur die niet blijft liggen

Een factuur die terugkomt met een vraag, ligt stil. Een verkeerd bedrag, een oud adres of een ontbrekend inkoopnummer: elke vraag kan je een week kosten.

1. Stuur de factuur direct na levering. Wacht niet tot het eind van de maand. Voor de btw moet een factuur er uiterlijk op de 15e van de maand na levering uit zijn, volgens KVK.
2. Zet het inkoop- of ordernummer van de klant erop. Beschrijf het werk zo dat de crediteurenadministratie het zonder navragen kan goedkeuren.
3. Stuur naar het juiste adres. Vraag bij een nieuwe klant aan het begin naar welk adres facturen moeten.
4. Maak betalen makkelijk. Een betaallink of meerdere betaalmethoden scheelt de klant een handeling.

E-facturatie helpt ook. Een e-factuur komt digitaal binnen in de boekhouding van je klant, zonder overtypen en met minder kans op fouten. KVK meldt dat e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht wordt voor leveringen tussen bedrijven over de grens binnen de EU, en voor leveringen binnen Nederland als het wetsvoorstel daarvoor wordt aangenomen. Wie aan de overheid levert, gebruikt het vaak nu al.

De eerste week na de vervaldatum

Hier valt het meeste te winnen, en hier aarzelen ondernemers het langst. KVK geeft een strak ritme:

• Dag 2 na de vervaldatum: een herinnering sturen en bellen.
• Dag 9: een aanmaning.
• Dag 16: een aangetekende laatste waarschuwing voordat je naar incasso gaat.
• Dag 30: het incassobureau.

Bellen voelt ongemakkelijk, maar het levert het meeste op. Een telefoontje brengt de echte reden boven. De factuur is zoek, iemand moet nog tekenen, of de klant heeft zelf een krappe kas. Met een reden kun je iets. Met stilte niet.

Een rekenvoorbeeld. Een installatiebedrijf met 1,2 miljoen euro omzet per jaar factureert gemiddeld zo'n 3.300 euro per dag. Betalen de klanten gemiddeld tien dagen later dan afgesproken, dan zit er ruim 30.000 euro extra vast bij die klanten. Dat geld leent het bedrijf rentevrij uit, terwijl het misschien zelf rente betaalt op een rood staande rekening.

Elke dag dat een factuur openstaat, financier jij je klant.

Als het toch blijft liggen

Is de termijn bij een zakelijke klant verstreken, dan mag je wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. Ondernemersplein zet de regels op een rij. Je moet de klant wel laten weten dat je rente rekent. Zet het daarom op je herinnering: dat alleen al helpt soms.

Er zijn ook manieren om niet te hoeven wachten. Bij factoring verkoop je je openstaande facturen en krijg je het grootste deel meteen uitbetaald. Met een kredietverzekering dek je het risico dat een klant niet betaalt of failliet gaat, beschrijft KVK. Beide kosten geld. Zet die kosten naast wat het wachten je nu kost, en laat je bij twijfel adviseren.

Zo begin je deze week

1. Draai een lijst van alle openstaande facturen, gesorteerd op het aantal dagen over de vervaldatum.
2. Bel de drie grootste die over tijd zijn, nog deze week.
3. Pas je factuursjabloon aan: betaaltermijn, inkoopnummer van de klant en een betaallink.

In Aivio

In Geld zie je je kas per week, 13, 26 of 52 weken vooruit, en welke posten het saldo onder je drempel laten zakken.