Btw en je kasstroom: zo plan je je afdrachten

Het is eind oktober. Je rekening staat er goed voor, tot je de btw-aangifte over het derde kwartaal invult. Je moet 24.000 euro afdragen, en drie van je grootste klanten hebben hun facturen van september nog niet betaald. Die btw ben je toch al verschuldigd.

Btw is voor veel ondernemers de grootste betaling die ze ieder kwartaal doen. Het is ook de voorspelbaarste. Toch overvalt hij vaak, omdat het geld al weken op je rekening staat en voelt alsof het van jou is.

Btw is geld van een ander

Wat je aan btw ontvangt, int je voor de Belastingdienst. KVK raadt aan dit geld meteen apart te zetten. Banken bieden vaak de mogelijkheid om meerdere rekeningen te openen, bijvoorbeeld één voor btw.

Doe je dat, dan zie je op je gewone rekening wat er werkelijk te besteden is. Doe je het niet, dan reken je je elk kwartaal een paar weken rijk.

Het factuurstelsel: je betaalt vóór je klant betaalt

De meeste bedrijven die aan andere bedrijven leveren, werken met het factuurstelsel. Daarbij bereken je de btw over de facturen die je in het aangiftetijdvak hebt verstuurd, legt de Belastingdienst uit. Of je klant al betaald heeft, maakt niet uit.

Dat heeft een direct gevolg voor je kas. Factureer je eind september een groot project en betaalt je klant na 60 dagen, dan draag je de btw al eind oktober af, ruim een maand voordat het geld binnen is. Een klant die laat betaalt, kost je dus dubbel: je wacht op de omzet en je schiet de btw voor.

Het kasstelsel, waarbij je btw berekent over wat je ontvangt, is bedoeld voor bedrijven die vooral aan consumenten leveren, zoals winkels, kappers en horeca, volgens de Belastingdienst. Je kunt er niet zomaar voor kiezen.

De data van 2026

Voor wie per kwartaal aangifte doet, moeten aangifte en betaling volgens de Belastingdienst uiterlijk op deze data binnen zijn:

• Eerste kwartaal 2026: 30 april 2026
• Tweede kwartaal 2026: 31 juli 2026
• Derde kwartaal 2026: 31 oktober 2026
• Vierde kwartaal 2026: 31 januari 2027

Doe je maandaangifte, dan is de uiterste datum steeds de laatste dag van de maand erna. Let op: de betaling moet op die datum bij de Belastingdienst binnen zijn. Houd rekening met een paar dagen verwerking door je bank.

Kwartaal of maand

Standaard doe je aangifte per kwartaal. Je kunt de Belastingdienst schriftelijk vragen om per maand aangifte te doen, staat op de site van de Belastingdienst. Dat is vooral interessant als je vaak btw terugkrijgt, bijvoorbeeld door grote investeringen of export. Je krijgt je geld dan eerder terug.

Moet je juist btw afdragen, dan geeft kwartaalaangifte je langer het geld in handen. Het nadeel is dat de bedragen groter worden. Wie die betaling niet heeft gereserveerd, merkt dat in één keer. Jaaraangifte is alleen mogelijk voor kleine bedrijven die aan een reeks voorwaarden voldoen, onder meer dat ze per jaar maar weinig btw betalen. De Belastingdienst noemt de precieze grens.

De btw-afdracht is de voorspelbaarste grote betaling van je jaar. Behandel hem ook zo.

Te laat betalen kost geld

Betaal je te laat, dan krijg je volgens de Belastingdienst een betaalverzuimboete: een percentage van het te laat betaalde bedrag, met een minimum. Er is een korte coulancetermijn na de uiterste betaaldatum, maar die helpt alleen als je de vorige keer op tijd en volledig betaalde. Reken er dus niet op.

Btw terug bij klanten die niet betalen

Betaalt een klant helemaal niet, dan hoef je de btw niet voor altijd voor te schieten. Volgens de Belastingdienst geldt een vordering uiterlijk een jaar na de uiterste betaaldatum als oninbaar. In de aangifte over dat tijdvak trek je de btw er weer af. Betaalt de klant later alsnog, dan geef je de btw over dat deel opnieuw aan. Bij het kasstelsel is deze teruggaaf niet mogelijk, omdat je daar nooit btw hebt betaald over geld dat niet binnenkwam.

Twijfel je over je situatie of over het juiste tijdvak, laat het dan toetsen door je adviseur.

Zo begin je deze week

1. Open een aparte rekening voor btw, of maak er een spaarpot voor aan, en zet het btw-deel van elke ontvangst er voortaan direct op.
2. Zet de afdrachten van 31 oktober 2026 en 31 januari 2027 als vaste uitgave in je kasprognose, met een schatting van het bedrag.
3. Maak een lijst van facturen die bijna een jaar over de uiterste betaaldatum zijn, en bespreek met je boekhouder of je de btw kunt terugvragen.

In Aivio

In Geld zie je je kas per week, 13, 26 of 52 weken vooruit, en welke posten het saldo onder je drempel laten zakken.