Leveranciers: zo maak je je minder afhankelijk

Je werkt al twaalf jaar met dezelfde groothandel. Ze kennen je, je krijgt een goede prijs en de bestelling staat er altijd de volgende ochtend. Tot de dag dat er een mail komt: door een overname stopt het assortiment waar jouw producten op draaien. Over zes weken. En je hebt orders staan tot het voorjaar.

Een vaste leverancier voelt als zekerheid. Maar zekerheid die van één partij afhangt, is eigenlijk een risico waar je nog niet over hebt nagedacht.

Hoe vaak het misgaat

Leveringsproblemen zijn geen zeldzaamheid meer. McKinsey onderzocht 325 bedrijven in 13 sectoren. De conclusie, zoals SupplyChainBrain die beschrijft: een gemiddeld bedrijf kan elke 3,7 jaar een verstoring van een tot twee maanden in zijn productie verwachten.

Voor een mkb-bedrijf kan zo'n verstoring nog harder aankomen, want je hebt minder voorraad, minder inkoopkracht en vaak maar één leverancier per product.

Niet elke leverancier verdient je aandacht

Je hoeft niet voor elk pak printpapier een tweede bron te hebben. De truc is onderscheid maken.

Daarvoor bestaat al ruim veertig jaar een eenvoudig model. Peter Kraljic publiceerde het in 1983 in Harvard Business Review. Hij zet alles wat je inkoopt op twee assen: hoeveel het je resultaat raakt, en hoe groot het risico is dat de levering stokt.

Zo ontstaan vier groepen, die je in gewone taal zo kunt lezen:

• Strategisch. Groot effect op je resultaat, moeilijk te vervangen. Hier zit je echte risico. Bouw aan een lange relatie, maak een noodplan en kijk regelmatig of het risico verandert.
• Knelpunt. Klein bedrag, maar zonder dit ligt je werk stil. Denk aan dat ene onderdeel dat maar één fabrikant maakt. Houd extra voorraad aan en zoek actief naar een alternatief.
• Hefboom. Groot bedrag, makkelijk te vervangen. Hier kun je onderhandelen en wisselen. Afhankelijkheid is hier geen probleem.
• Routine. Klein bedrag, makkelijk te vervangen. Zo weinig mogelijk tijd aan besteden.

Een installateur zal ontdekken dat de groothandel strategisch is, en dat een bepaald merk regelaar een knelpunt is. Kantoorartikelen zijn routine. De meeste tijd en aandacht hoort bij de eerste twee groepen.

Kijk bij die eerste twee groepen ook naar de andere kant van de relatie. Ben jij voor die leverancier een grote klant, of een van de honderden? Een leverancier voor wie je ertoe doet, belt je eerder als er iets dreigt. Bij een leverancier voor wie je klein bent, sta je achteraan in de rij als het schaars wordt.

Wat je doet bij de kritieke leveranciers

KVK geeft een praktische aanpak die goed past bij de groepen strategisch en knelpunt.

1. Breng je kwetsbaarheden in kaart. Welke producten leg je stil als ze ontbreken, en hoe lang kun je doorwerken zonder levering?
2. Zoek een tweede bron. Bij voorkeur in een ander land of een andere regio, zodat één verstoring niet beide treft. Kijk daarbij verder dan de laagste prijs, en toets of prijs, kwaliteit en levertijd passen.
3. Reken uit of extra voorraad loont. Zet de kosten van opslag, houdbaarheid en vastgezet geld naast wat het kost als je werk een paar weken stilligt.
4. Schrijf een noodplan. Met contactpersonen, alternatieve leveranciers en routes, en de minimale voorraad die je wilt aanhouden.
5. Zorg dat je team het plan kent. Een noodplan in jouw la helpt niet als jij op vakantie bent.

Afhankelijkheid zit ook in je hoofd

Er is nog een vorm van afhankelijkheid die je niet in een model ziet. De relatie met je belangrijkste leverancier loopt vaak via één persoon: jij. Jij kent de accountmanager, jij weet welke afspraken er gemaakt zijn, jij belt als het spannend wordt.

Leg die afspraken vast. Prijsafspraken, levertijden, wie je belt bij problemen. Dan kan een collega het overnemen, en sta je ook sterker als je gaat onderhandelen. Want wie weet wat er is afgesproken, kan het ook controleren.

Een vaste leverancier is fijn. Een vaste leverancier zonder alternatief is een gok.

Zo begin je deze week

1. Zet je tien grootste leveranciers op een rij en geef elk een plek in een van de vier groepen.
2. Kies de twee leveranciers waar je werk het snelst door stilvalt, en zoek voor allebei één alternatief op.
3. Schrijf voor die twee op hoeveel weken je zonder levering kunt, en wat het kost om dat met een week te verlengen.

In Aivio

In Werk zet je de capaciteit naast wat er beloofd is, voordat je ja zegt tegen de volgende klus.