Je eerste medewerker aannemen: wat je moet regelen

Het is druk. Je werkt avonden door, je zegt klussen af en je partner vraagt wanneer het weer normaal wordt. Dan zie je het ineens: je hebt iemand nodig. Niet over een jaar, nu. De vraag is alleen wat er allemaal bij komt kijken als je voor het eerst werkgever wordt.

Het is minder dan je vreest, maar een paar dingen moeten echt geregeld zijn vóór de eerste werkdag. Hieronder staan ze, met de regels zoals ze in 2026 gelden. Laat de details voor jouw situatie toetsen door je adviseur.

Eerst de rekensom

Een medewerker kost meer dan het brutoloon. KVK rekent in zijn uitleg over salaris met ongeveer 30 procent werkgeverslasten bovenop het loon. Daarin zitten onder meer vakantiegeld, werknemersverzekeringen en de bijdrage voor de zorgverzekering. Vakantiegeld is minimaal 8 procent per jaar.

Een voorbeeld. Je biedt 3.000 euro bruto per maand. Reken dan op ongeveer 3.900 euro per maand aan totale kosten, en dus zo'n 46.800 euro per jaar. Die medewerker moet dat bedrag terugverdienen: door extra omzet, of door jou vrij te maken voor werk dat meer oplevert.

Ondergrens is het wettelijk minimumloon. Vanaf 1 juli 2026 is dat voor werknemers van 21 jaar en ouder 14,99 euro bruto per uur, na 14,71 euro in de eerste helft van het jaar. Het minimumloon wordt elk half jaar aangepast, op 1 januari en 1 juli. Valt je bedrijf onder een cao, dan liggen de lonen vaak hoger. KVK raadt aan dat eerst uit te zoeken.

Ziek zijn is jouw risico

Dit onderschatten veel eerste werkgevers. Wordt je medewerker ziek, dan betaal je maximaal twee jaar loon door, elk jaar minstens 70 procent van het brutoloon. In het eerste jaar vul je aan tot het minimumloon als 70 procent daaronder uitkomt.

Twee jaar loon voor iemand die niet werkt, terwijl je het werk toch moet laten doen. Voor een klein bedrijf kan dat de kas leegtrekken. Je kunt dat risico verzekeren met een verzuimverzekering. Of dat voor jou loont, laat je toetsen door je adviseur.

De stappen vóór de eerste werkdag

Het stappenplan van Ondernemersplein is een goede checklist. In gewone taal komt het hierop neer:

1. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dat moet uiterlijk op de dag dat je eerste medewerker begint. Meestal heb je binnen een week je loonheffingennummer en de brief die zegt wanneer je aangifte doet.
2. Geef aan KVK door dat je personeel hebt. Dat gaat met een wijzigingsformulier.
3. Controleer de identiteit van je medewerker voordat het werk begint, en bewaar een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs.
4. Leg de afspraken schriftelijk vast. Een aantal gegevens moet je binnen een week, en de rest binnen een maand na de start op papier geven.
5. Richt je loonadministratie in. Je doet elke aangifteperiode loonaangifte. Je kunt dat zelf doen of uitbesteden aan een salarisadministrateur.
6. Regel de arbeidsomstandigheden. De Arbowet geldt ook voor één medewerker. Je maakt een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en laat je ondersteunen door een arbodeskundige.
7. Kijk of pensioen verplicht is. In sommige sectoren is dat zo. Anders bepaal je het zelf.

Wat de wet niet zegt, maar wel telt

De regels zijn het makkelijke deel. Het lastige deel zit in jou.

Je gaat iemand werk geven dat je altijd zelf deed. Schrijf vóór de eerste dag op wat die persoon in de eerste maand moet kunnen, en wie het uitlegt. Meestal ben jij dat. Blok daar tijd voor in je agenda, want een nieuwe medewerker kost de eerste weken meer tijd dan het oplevert.

Spreek ook af hoe je samen terugkijkt. Een vast moment na een week, na een maand en na drie maanden is genoeg. Zo hoor je op tijd wat schuurt, voordat het een probleem wordt.

Een medewerker neemt werk van je over. Maar alleen als je opschrijft welk werk.

Zo begin je deze week

1. Reken uit wat een medewerker je per jaar kost met de vuistregel brutoloon plus 30 procent, en zet dat naast de omzet of de tijd die het moet opleveren.
2. Zoek uit of je bedrijf onder een cao valt, en of daar een pensioenregeling bij hoort.
3. Lees het stappenplan van Ondernemersplein en vraag drie offertes op: voor loonadministratie, voor een arbodienst en voor een verzuimverzekering.

In Aivio

In Werk zie je per order wie het doet en wanneer, en wat de volgende stap is.