Je data op orde: één bron van waarheid

Maandagochtend, weekoverleg. Verkoop zegt dat de omzet deze maand op schema ligt. De boekhouding zegt van niet. De planning heeft weer een ander getal, want daar staan ook orders in die nog niet zijn gefactureerd. Het eerste half uur gaat op aan de vraag welk getal klopt. Het besluit waarvoor je bij elkaar kwam, schuift naar volgende week.

Dan heb je geen cijferprobleem. Je hebt een bronprobleem.

Hoe het zo gekomen is

Niemand kiest bewust voor rommelige data. Het groeit. Je begon met een spreadsheet. Toen kwam er een boekhoudpakket. Daarna een planningstool, een CRM en een map met offertes op de gedeelde schijf. Elk systeem was een goede keuze op het moment zelf.

Maar elk systeem heeft zijn eigen klantenlijst, zijn eigen ordernummers en zijn eigen omzetbegrip. Mensen typen gegevens over van het ene naar het andere. Elke keer dat dat gebeurt, kan er iets misgaan.

Hoe slecht het meestal is

Datakwaliteit is bijna overal slechter dan mensen denken. De titel van een artikel in Harvard Business Review uit 2017 vat het samen: van maar 3 procent van de bedrijven voldeed de data aan basale kwaliteitseisen. De auteurs, Tadhg Nagle, Thomas Redman en David Sammon, kwamen daarop met een eenvoudige oefening: verzamel honderd records uit je eigen afdeling en loop ze één voor één door.

Wat het kost, is lastig precies te zeggen. Redman schreef later in MIT Sloan Management Review dat slechte data de meeste bedrijven 15 tot 25 procent van hun omzet kost, op basis van onderzoek van onder meer Experian. Dat is een schatting, geen wet voor jouw bedrijf. Maar Redman voegt er iets bemoedigends aan toe: ongeveer twee derde van die kosten is blijvend weg te nemen door de oorzaken van fouten aan te pakken.

De kosten zitten in dingen die je niet als datakosten herkent. Een pakket naar een oud adres. Een factuur die niet klopt en dus later wordt betaald. Een offerte met een verouderde prijs. Een overleg dat over getallen gaat in plaats van over besluiten.

Twee systemen met hetzelfde getal betekent niet dat het getal klopt. Twee systemen met verschillende getallen betekent dat er zeker één niet klopt.

Wat één bron van waarheid betekent

Eén bron van waarheid wil niet zeggen dat je alles in één systeem moet stoppen. Het betekent dat er per soort gegeven één plek is die leidend is. De rest leest daaruit.

Een voorbeeld voor een bedrijf met twintig mensen:

• Klantgegevens: het CRM is leidend. De boekhouding neemt naam en adres daaruit over.
• Orders en afspraken: het ordersysteem is leidend. De planning leest wat er beloofd is.
• Bedragen en betalingen: de boekhouding is leidend. Het weekoverleg gebruikt die cijfers, geen eigen lijstje.

Wie een gegeven wil wijzigen, doet dat op de leidende plek. Nergens anders.

Je bewaarplicht helpt mee

Er is ook een wettelijke reden om je administratie op orde te hebben. Ondernemersplein zet de bewaarplicht op een rij. De basisgegevens van je administratie bewaar je zeven jaar, gegevens over onroerende zaken zoals een bedrijfspand tien jaar. De plicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Bij een controle moeten die nog bruikbaar zijn.

Wie overstapt naar een nieuw systeem, moet dus ook zorgen dat de oude gegevens leesbaar blijven. Dat is meteen een goed moment om op te ruimen.

Begin klein

Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Een stappenplan dat in het mkb werkt:

1. Meet. Pak honderd recente records, bijvoorbeeld orders of klantkaarten. Kijk naar de velden die ertoe doen: naam, adres, bedrag, datum. Tel hoeveel records helemaal foutloos zijn.
2. Kies. Wijs per soort gegeven de leidende plek aan. Schrijf het op één A4.
3. Stop het overtypen. Zoek de plekken waar mensen gegevens van het ene systeem naar het andere overnemen. Koppel ze, of schrap een van de twee.
4. Herstel bij de bron. Komt een fout steeds terug, zoek dan uit waar die binnenkomt. Pas het formulier, de werkwijze of de koppeling aan.
5. Meet opnieuw. Herhaal de telling na drie maanden. Het getal laat zien of het werkt.

Zo begin je deze week

1. Pak de laatste honderd orders en tel hoeveel er zonder één fout in de belangrijkste velden zijn.
2. Schrijf op één A4 welk systeem leidend is voor klanten, orders en bedragen.
3. Vraag je team waar ze gegevens overtypen, en kies de eerste plek waar dat stopt.

In Aivio

In Aivio delen Koers, Klanten, Werk en Geld één set cijfers, zodat het getal in je weekoverleg hetzelfde is als het getal in je kas.