Contracten en intellectueel eigendom op orde: wat is echt van jou

Een jaar of vijf geleden liet je een logo ontwerpen door een freelancer. Later bouwde een andere freelancer je website, en een programmeur maakte de koppeling waar je hele planning op draait. Je betaalde netjes elke factuur. Dus het is allemaal van jou.

Of niet. In Nederland is het antwoord vaak: nee, tenzij je het hebt geregeld. Dat merk je meestal pas op een slecht moment. Als je een geschil hebt, als een investeerder meekijkt, of als een koper het boekenonderzoek doet.

Wat intellectueel eigendom is

Intellectueel eigendom, kortweg IE, beschermt wat je met je hoofd maakt. Ondernemersplein maakt een handig onderscheid in twee groepen.

Rechten die je moet registreren:

• merkenrecht, voor de naam of het logo van je bedrijf, product of dienst;
• octrooirecht, voor een technische uitvinding;
• modelrecht, voor een ontwerp.

Rechten die vanzelf ontstaan:

• auteursrecht, voor originele werken zoals teksten, foto's, software en websites;
• handelsnaamrecht, voor de naam waaronder je zaken doet, zodra je die gebruikt;
• databankenrecht, voor de inhoud van een databank.

Daarnaast beschermt de Wet bescherming bedrijfsgeheimen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, en kun je met een geheimhoudingsovereenkomst afspraken maken over wat je deelt.

De valkuil: wie de maker is

Rechten die vanzelf ontstaan, ontstaan bij de maker. Bij werknemers is dat geregeld in je voordeel. Volgens artikel 7 van de Auteurswet geldt de werkgever als maker van werk dat een werknemer in dienst maakt, tenzij partijen iets anders hebben afgesproken.

Bij freelancers en bureaus ligt het andersom. FNV Zelfstandigen legt het uit vanuit de kant van de zzp'er: wie als zelfstandige iets maakt, heeft er in beginsel zelf het auteursrecht op. Wil de opdrachtgever het hebben, dan moet het worden overgedragen. Dat kan niet met een handdruk of een betaalde factuur. De Auteurswet verwijst voor de overdracht naar een akte, een schriftelijk stuk.

Terug naar je logo, je website en je koppeling. Heb je geen akte, dan mag je ze waarschijnlijk gebruiken zoals afgesproken. Maar eigenaar ben je niet. Wil je de software laten aanpassen door een ander, of verkopen als onderdeel van je bedrijf, dan kan de maker daar iets van vinden.

Betalen voor werk is niet hetzelfde als het werk bezitten.

Je contracten: de andere helft

IE gaat over wat je hebt. Contracten gaan over wat je hebt beloofd, en wat anderen jou hebben beloofd. Bij het boekenonderzoek controleert een koper volgens KVK ook de contracten, en kijkt daarbij naar change of control-clausules. Zo'n bepaling geeft de klant het recht om op te zeggen als het bedrijf wordt overgenomen.

Ook zonder verkoop is een slordige contractenmap duur. Je mist een opzegtermijn en zit een jaar langer vast aan een leverancier. Een grote klant werkt al jaren zonder getekend contract, en bij het eerste meningsverschil weet niemand wat er is afgesproken.

Het lastige aan contracten is dat ze pas tellen als het misgaat. Zolang alles loopt, voelt een getekend stuk als papierwerk. Daarom is het zinvol om ze te regelen op een rustig moment, niet midden in een conflict of een verkoop.

Een checklist voor één middag

Je hoeft niet alles tegelijk te regelen. Begin met een overzicht:

1. Merk. Is je bedrijfsnaam of productnaam als merk geregistreerd, en op wiens naam? Staat het op jou privé, dan is het geen bezit van je bedrijf.
2. Gemaakt werk. Maak een lijst van alles wat freelancers of bureaus voor je maakten: logo, website, software, teksten, foto's. Zoek per item de afspraak over auteursrecht.
3. Werknemers. Staat in de arbeidscontracten een bepaling over IE en geheimhouding? Het werkgeverschap regelt veel, maar een expliciete afspraak voorkomt discussie.
4. Klantcontracten. Welke klanten hebben een getekend contract? Wat zijn de looptijd, de opzegtermijn en de aansprakelijkheid?
5. Leveranciers en huur. Welke contracten verlengen stilzwijgend, en welke hebben een change of control-clausule?

Wat je vindt, is geen ramp. Het is een werklijst. Laat de belangrijkste punten toetsen door een jurist, zeker bij software en merken.

Zo begin je deze week

1. Zoek in het merkenregister op of je bedrijfsnaam als merk is vastgelegd, en op wiens naam.
2. Mail de freelancer die je website of software bouwde met de vraag om een akte van overdracht van het auteursrecht.
3. Maak een overzicht van je tien belangrijkste contracten met looptijd, opzegtermijn en een kolom voor change of control.

In Aivio

In Werk staat bij elke order wat er beloofd is, zodat afspraken met klanten niet alleen in iemands geheugen of mailbox zitten.